logo

საქმისწარმოების წესი

1. ზოგადი დებულებები

1.1 ა (ა) ი პ “საქმისწარმოების ერთიანი წესი" განსაზღვრავს დაწესებულებაში საქმისწარმოების ორგანიზების სისტემას, ადგენს დოკუმენტებზე,განცხადებებსა და წერილებზე მუშაობის წესს;
1.2 ამ დოკუმენტით განსაზღვრული მუშაობის წესი სავალდებულოა დაწესებულების ყველა წევრისთვის; მათ ეკისრებათ პასუხისმგებლობა სამსახურებრივი დოკუმენტების მოვლასა და მათში ასახული ინფორმაციის დაცვაზე;
1.3 სამსახურებრივი დოკუმენტები მათი მომზადების პროცესში კონფიდენციალურია;
1.4 დოკუმენტის დაკარგვის თაობაზე პერსონალმა უნდა განაცხადოს წერილობით დირექტორის სახელზე. ასეთ შემთხვევაში ტარდება სამსახურებრივი მოკვლევა;
1.5 შვებულებაში,მივლინებაში წასვლის ან ავადმყოფობის შემთხვევაში პერსონალი მასზე რიცხულ დოკუმენტებს დირექტორის მითითებით გადასცემს სხვა პერსონალს;სამსახურიდან გათავისუფლების შემთხვევაში კი ყველა დოკუმენტს აბარებს მიღება-ჩაბარების აქტით დირექტორს; დოკუმენტის ჩაბარებისას დგება აქტი, რომელიც ექვემდებარება სავალდებულო რეგისტრაციას;
1.6 დაწესებულებაში საჯარო ინფორმაციის გაცემას უზრუნველყოფს საჯარო ინფორმაციის გაცემაზე პასუხისმგებელი პირი;
1.7 მასობრივი ინფორმაციის საშუალებებისათვის ინფორმაციის გაცემა დასაშვებია პერსონალის დირექტორთან შეთანხმებით.

2. საქმის მწარმოებელი სტრუქტურული ერთეული

2.1 საქმისწარმოების განმახორციელებელი სტრუქტურული ერთეულია-ადმინისტრაცია, რომელიც კოორდინირებას უწევს საქმისწარმოების ერთიანი სისტემის ორგანიზებას, დოკუმენტებზე მუშაობის წესის დაცვას, ინფორმაციის გაცემას, მეთოდურ და ტექნიკურ მომსახურებას, დოკუმენტების დამუშავებას, არქივის წარმოებას და სხვა შესაბამის საქმიანობას;
2.2 დაწესებულების რეკვიზიტებია: საქართველო, საგარეჯოს რაიონი სოფელი ნინოწმინდა, ტელ: 2105848, ვებ.გვერდი: farmersschool.ge
2.3 დაწესებულებაში შემოსული ოფიციალური კორესპონდენციის მიღებასა და აღრიცხვას ახორციელებს და პასუხისმგებელია მდივან-რეფერეტი, რომლის უფლება–მოვალეობა განსაზღვრულია დაწესებულების დებულებით, მათ შორის: შემოსული და ადგილზე შექმნილი დოკუმენტების აღრიცხვა და საინფორმაციო ბაზაში შეყვანა, დოკუმენტების გადაცემა ხელმძღვანელობისა და შემსრულებლებისათვის, დოკუმენტების სხვა ორგანიზაციებში გაგზავნა, საქმისწარმოებით დასრულებული დოკუმენტების საქმეებად ფორმირება, არქივის წარმოება, საქმის წარმოებასთან დაკავშირებული სხვა საქმიანობა;
2.4 დაწესებულებაში სამართლებრივი აქტებისა და სხვა სახის დოკუმენტებისათვის გამოიყენება: დირექტორის ბრძანების ფურცელი და ბლანკი. დირექტორის ბრძანება გამოიცემა ბლანკის ტიპის ფურცელზე;
2.5 დაწესებულებაში დოკუმენტების შედგენა-წარმოება-მიღება-გაგზავნისას გამოიყენება დაწესებულების ლოგო, დირექტორის ბრძანების ფურცელი, ბლანკი, შესაბამისი ბეჭედი, შტამპი და ფაქსიმილე, განცხადების ფორმები, სილაბუსის და კურიკულუმის ფორმა, რომლებიც ამ წესის დანართად არის წარმოდგენილი;
2.6 დირექტორის ბრძანების ფურცელზე გამოიცემა დაწესებულების დირექტორის მიერ მიღებული ყველა ბრძანება;
2.7დაწესებულების ბლანკის ფორმა შეიცავს ინფორმაციას: დაწესებულების სიმბოლიკა, დაწესებულების სახელწოდება, მისამართი და სხვა საკონტაქტო ინფორმაცია. ბლანკის შევსებისას შეცდომის ან სხვა მიზეზით მისი დაზიანების შემთხვევაში, ბლანკს მიეწერება „გაუქმდა“ და შეინახება;
2.8 ადმინისტრაცია დირექტორის თანხმობის საფუძველზე დოკუმენტებზე იყენებს „ფაქსიმილიეს“, რომელსაც იგივე იურიდიული ძალა აქვს როგორც ხელმოწერას.

3. კორესპონდენციის/დოკუმენტაციის აღრიცხვა

3.1 კორესპონდენციის/დოკუმენტაციის აღრიცხვა და შემდგომ ახალი კალენდარული წლის დასაწყისში განახლებული ნუმერაციით რეგისტრაცია ხორციელდება შემდეგ სარეგისტრაციო ჟურნალებში:
ა) ბრძანებების/სხდომის ოქმების რეგისტრაციის ჟურნალი;
ბ) შემოსული კორესპონდენციის რეგისტრაციის ჟურნალი;
გ) გასული კორესპონდენციის რეგისტრაციის ჟურნალი;
დ) ხელშეკრულებების, მიღება-ჩაბარების აქტების რეგისტრაციის ჟურნალი;

4. ბრძანებების/სხდომის ოქმების რეგისტრაციის ჟურნალი

4.1 ბრძანების ტექსტს ამზადებს მდივან-რეფერატი, რომელიც ტექსტის ათანხმებს დირექტორთან;
4.2 შეთანხმებული ტექსტი იბეჭდება ორ ეგზმპლიარად ამ წესის დანართით განსაზღვრულ ბრძანების ფურცელზე;
4.3 ბრძანებები ფორმდება „ბრძანებების/სხდომის ოქმების რეგისტრაციის ჟურნალში“ და მასში აღირიცხება შემდეგი რეკვიზიტები:
ა) სარეგისტრაციო ნომერი და თარიღი;
ბ) ბრძანების შინაარსი, სათაური;
გ) შენიშვნა.
4.4 ბრძანება ამოქმედდება ხელმოწერისთანავე (თუ ძალაში შესვლის თარიღი ტექსტში არ არის განსაზღვრული).
4.5 ბრძანება მოქმედებს მუდმივად, სანამ არ გაუქმდება ან არ ამოიწურება ტექსტში მითითებული მოქმედების ვადა, ან არ იქნება მიღებული იგივე ურთიერთობის სხვაგვარად მარეგულირებელი ნორმატიული აქტი. ბრძანების გაუქმების უფლება აქვს მხოლოდ დირექტორს;
4.6 მდივან-რეფერატი ვალდებულია უზრუნველყოს ბრძანების დაინტერესებულ პირთათვის გაცნობა;
4.7 სხოდმის ოქმები, ინვენტარიზაცია, სამუშაო შეხვედრები და სხვა საკითხთა განხილვისა და გადაწყვეტილებათა მიღების მიმდინარეობა ფიქსირდება ოქმებში;
4.8 ოქმის ტექსტი შედგება შესავალი და ძირითადი ნაწილებისაგან. შესავალ ნაწილში ივსება შემდეგი რეკვიზიტები: თავმჯდომარე, წევრები, მდივანი; ესწრებოდნენ; დღის წესრიგი.
4.9 ოქმის ძირითადი ნაწილი შედგება განაყოფებისაგან, რომლებიც შეესაბამება დღის წესრიგის პუნქტებს. თითოეული განაყოფის ტექსტი აიგება შემდეგი სქემის მიხედვით: მოისმინეს, აზრი გამოთქვეს, დაადგინეს (გადაწყვიტეს).
4.10 მოხსენებებისა და გამოსვლების ძირითადი შინაარსი შეიტანება ოქმის ტექსტში.
4.11 დადგენილების ტექსტი აიგება ბრძანების ტექსტის ანალოგიურად. განსაკუთრებული აზრის შინაარსი ოქმში ჩაიწერება შესაბამისი საოქმო გადაწყვეტილების შემდეგ.
4.12 ოქმების აღრიცხვის ჟურნალში ივსება შემდეგი რეკვიზიტები:
ა) სხდომის ჩატარების თარიღი;
ბ) სარეგისტრაციო ნომერი;
გ) სათაური, გადაწყვეტილება;
4.13 ბრძანებები/სხდომის ოქმები კანცელარიაში ინახება 4 წლის ვადით, რის შემდეგაც, სათანადო წესით, ბარდება არქივს;
4.14 ადმინისტრაციის არქივში ჩასაბარებელ დოკუმენტაციას თან ახლავს შემაჯამებელი ჩანაწერი.
4.15 ბრძანებას/სხდომის ოქმს შესაძლოა ერთვოდეს დანართი, რომლის შესახებ ბრძანებაში/სხდომის ოქმში უნდა იყოს აღნიშნული შესაბამისი ნუმერაციით. დანართი თან ერთვის ბრძანებას /სხდომის ოქმს და წარმოადგენს მის განუყოფელ ნაწილს.

5. შემოსული კორესპონდენციის რეგისტრაციის ჟურნალი

5.1. ამ მუხლის მიზნებისთვის შემოსულ კორესპონდენციას განეკუთვნება როგორც გარე სივრციდან მიღებული კორესპონდენცია, ასევე, შიდა დოკუმენტაცია წარმოდგენილი დაწესებულების წევრის მიერ.
5.2 კორესპონდენციის მიღება ხორციელდება მხოლოდ სამუშაო დღეებსა და საათებში უფლებამოსილი პირის - მდივან-რეფერეტის მიერ, ასევე, კორესპონდენცია მიღებულად ჩაითვლება ელექტრონულ მისამართზე გამოგზვნილიც (This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.)
5.3 განცხადება/წერილი ელექტრონულად გამოგზავნის დროს ჩაბარებულად ჩაითვლება მხოლოდ შემდეგი რეკვიზიტების აღნიშვნის შემთხვევაში: სახელი, გვარი, პირადობის მოწმობის მონაცემები, მათ შორის მისამართი და საკონტაქტო ტელეფონი, წერილის/განცხადების შინაარსი; იურიდიული პირის შემთხვევაში სრული სახელწოდება და იურიდიული პირისათვის დამახასიათებელი რეკვიზიტები - სრული დასახელება, სამართლებრივი ფორმა, საიდენტიფიკაციო კოდი, წარმომადგენლობაზე უფლებასილი პირის ვინაობა;
5.4 შემოსული კორესპონდენციის მიღების, კონვერტის გახსნისას უნდა შემოწმდეს ადრესატის სისწორე, პაკეტის სიმრთელე, კონვერტსა და დოკუმენტზე მითითებული ნომრების შესაბამისობა; დოკუმენტს პირველ გვერდზე მარჯვენა ქვედა კუთხეში დაესმება საქმის წარმოების შტამპი რეგისტრაციის ნომრითა და შემოსვლის თარიღით, თარიღი იწერება შემდეგნაირად: "20.02.11" ან "20 თებერვალი 2011 წ“. პაკეტის შემოწმებისას შენიშნული დარღვევების შემთხვევაში დგება აქტი სამ ეგზემპლარად;ერთი დაერთვის დოკუმენტს, მეორე ეგზავნება დოკუმენტის ავტორს, მესამე რჩება დაწესებულებაში;
5.5დაწესებულებაში შემოსული დოკუმენტი ამ მუხლის 3.3. პუნქტით განსაზღვრული წესის დაცვის შემდეგ რეგისტრირდება “შემოსული კორესპონდენციის რეგისტრაციის ჟურნალში”, ასევე ელექტრონულ ფორმატში.
5.6 დაწესებულებაში მიღებულ ელექტრონულ განცხადება/წერილზე პასუხი გაიცემა 10 სამუშაო დღის ვადაში ელექტრონულად, რომელსაც იგივე იურიდიული ძალა აქვს რაც ბეჭდურის შემთხვევაში;
5.7დაწესებულებაში ბეჭდური ფორმით მიღებულ განცხადება/წერილზე პასუხი გაიცემა 10 სამუშაო დღეში ან ბეჭდური ფორმით ან/და ელექტრონულად, რომელსაც იგივე იურიდიული ძალა აქვს;
5.8 უცხო ენაზე მიღებული კორესპონდენცია ჯერ რეგისტრირდება და შემდგომ ადმინისტრაცია უზრუნველყოფს მის თარგმნას; გადათარგმნილი კორესპონდენცია გადაეცემა დირექტორს;
5.9 არ რეგისტრირდება: წიგნები, ბროშურები, ბუკლეტები და სხვა პერიოდული გამოცემები, სარეკლამო ცნობები, მისალოცი და მოსაწვევი ბარათები.

6. გასული კორესპონდენციის რეგისტრაციის ჟურნალი

6.1 გასულ კორესპონდენციას განეკუთვნება შემოსულ კორესპონდენციაზე პასუხი და დაწესებულებიდან გასული ნებისმიერი სახის დოკუმენტი;
6.2 გასული კორესპონდენცია იბეჭდება 2 ეგზმპლარად ტიტულიან ფურცელზე დირექტორის ხელმოწერით, რომელთაგან ერთი ეგზავნება ადრესატს, ხოლო მეორე ინახება დაწესებულებაში;
6.3 ელექტრონული ფოსტით გაგზავნის შემთხვევაში კი შენახვასა და შესაბამის რეგისტრაციას ექვემდებარება ამობეჭდილი მასალა;
6.4 წერილის გაგზავნისას ზედა მარცხენა კუთხეში დაესმება წერილის ნომერი შემდეგნაირი აღნიშვნით: 1/01; 1/02 და ასე შემდეგ. მარჯვენა კუთხეში თარიღი, თვე და წელი.

7. ხელშეკრულებების, მიღება-ჩაბარების აქტების რეგისტრაციის ჟურნალი

7.1 ხელშეკრულებებს განეკუთვნება - დაწესებულების წევრებთან გაფორმებული ხელშეკრულებები, მემორანდუმები, ფინანსური გარიგების დამადასტურებელი შეთანხმებები, სხვადასხვა ხელშეკრულებები;
7.2 ხელშეკრულებაში მითითებული უნდა იყოს თარიღი (რიცხვი, თვე, წელი), სარეგისტრაციო ნომერი, ხელმოწერა და ბეჭედი;
7.3 ხელშეკრულების აღრიცხვის ჟურნალში ივსება შემდეგი რეკვიზიტები:
ა) ხელშეკრულების რეგიტრაციის ნომერი და თარიღი;
ბ) ხელშეკრულების შინაარსი, მეორე მხარის ვინაობა;

8. დოკუმენტების არქივში გადაცემა, საქმეთა დამუშავება

8.1დოკუმენტების აღრიცხვის, დაცვის, მოწესრიგებისა და გამოყენების, ასევე მუდმივი შენახვისათვის გადასაცემად მომზადების მიზნით, ადმინისტრაცია უზრუნველყოფს დაწესებულებაში არქივის წარმოებას;
8.2 დასაარქივებელი ან გასანადგურებელი დოკუმენტები მიღება ჩაბარების აქტით გადაეცემა არქივის სპეციალიტს, რომელიც მოქმედებს საქართველოში დადგენილი კანონმდებლობის შესაბამისად;
8.3 არქივის სპეციალისტი ამზადებს მუდმივად შესანახი დოკუმენტების ნაერთ-აღწერებს და დირექტორთან შეთანხმებით ახორციელებს დოკუმენტების გამოვლენას, გასცემს საქმეებს და დოკუმენტების ასლებს დაინტერესებულ ორგანიზაციებზე სამსახურებრივი და სასწავლო გამოყენების მიზნით, დაწესებულების სახელით ამზადებს შესაბამის პასუხებს;
8.2 დამთავრებული საქმეები არქივს ბარდება შესაბამისი აქტით;
8.3 არქივში ჩასაბარებელ დოკუმენტაციასა და აქტს თან ერთვის მოკლე აღწერილობა.

9. დაწესებულების წევრთა პირადი საქმეები

9.1 დაწესებულების პერსონალის პირადი საქმე მოიცავს შემდეგ დოკუმენტაციას:
ა) ავტობიოგრაფია - CV;
ბ) ერთი ფოტოსურათი;
გ) განცხადება;
დ) განათლების დამადასტურებელი დოკუმენტი;
ე) პირადობის დამადასტურებელი დოკუმენტის ასლი;
ვ) საჭიროებისამებრ სხვა მოთხოვნილი დოკუმეტაცია;
9.2 პროფესიული სტუდენტის პირადი საქმე მოიცავს შემდეგ დოკუმენტაციას:
ა) ერთი ფოტოსურათი;
ბ) განცხადება;
გ) საბაზო/საშუალო ან განათლების დამადასტურებელი სხვა დოკუმენტი;
ე) პირადობის დამადასტურებელი დოკუმენტის ასლი;
ვ) საჭიროებისამებრ სხვა მოთხოვნილი დოკუმეტაცია;

10. დასკვნითი დებულება

10.1 დებულება ძალაშია დირექტორის ბრძანებით დამტკიცების თარიღიდან;
10.2 დებულება ძალას კარგავს დირექტორის მიერ ახალი დებულების დამტკიცების შემთხვევაში;
10.3 დებულებაში ცვლილებები და დამატებები შესაძლებელია მხოლოდ დირექტორის ბრძანების საფუძველზე.